Barrierefreie PDFs

Bieten Sie auf Ihrer Website PDFs zum Download an? Dann werden es Ihnen Ihre Benutzer besonders danken, wenn Sie diese Dokumente barrierefrei getalten. Von Haus aus sind PDFs alles andere als barrierefrei und z.B. für Screenreader (Vorlese-Software) völlig nutzlos. Achten Sie auch bei PDFs von Anfang an auf die Barrierefreiheit! Schaffen Sie schon beim Erstellen Ihrer Dokumente die Voraussetzungen dafür. Der Aufwand ist gering, der Nutzen um so größer.

Sie haben die Wahl – die Wege zum barrierefreien PDF-Dokument

Sie können Ihre Dokumente in verschiedenen Formaten zur Verfügung stellen:

• im Format Ihrer Textverarbeitung
• als InDesign-Datei
• als PDF

Barrierefreiheit von Anfang an

Im Normalfall erstellen Sie Ihre Dokumente mit einer Textverarbeitung wie Microsoft Word oder LibreOffice/OpenOffice Writer. Am einfachsten wird es, wenn wir die Schritte zum barrierefreien PDF auf einander abstimmen und Sie anschließend die Dokumente erstellen. Das reduziert den Gesamtaufwand deutlich.

Im nächsten Schritt übernehme ich Ihre Vorlage ins Layout-Programm (InDesign) und erzeuge daraus das barrierefreie PDF-Dokument. Das führt auch bei schwierigeren Dokumenten zu einem guten Ergebnis.

Sehr einfache Dokumente können Sie auch direkt aus der Textverarbeitung heraus als (annähernd) barrierefreies PDF exportieren. Wie das funktioniert, erfahren Sie in meinem Tutorial. Im Anschluss sind dann meist nur noch kleinere Korrekturen notwendig.

Das Upgrade für Ihre vorhandenen Dokumente

Haben Sie schon fertige Word/Writer-Dokumente, überprüfe ich zunächst, ob und mit welchem Aufwand Ihre Dokumente barrierefrei gemacht werden können. Auch das ist meist ohne größere Probleme möglich.

Wenn Sie schon vorhandene (nicht barrierefreie) PDFs haben, ist es etwas schwieriger. Auch wenn manche Software-Hersteller behaupten, automatisiert normale in barrierefreie PDFs umwandeln zu können – das funktioniert so nicht. Das Ergebnis entspricht dann vielleicht formal den PDF/UA-Kriterien, wirklich barrierefrei ist es deshalb noch lange nicht. Am sinnvollsten und mit dem geringsten Aufwand verbunden ist es meistens, das PDF-Dokument wieder in ein Ausgangsformat (Word/InDesign) zu überführen und von dort aus ein barrierefreies PDF zu erzeugen.

Der Barrierefreiheits-Check für Ihre Dokumente

Damit Ihre PDF-Dokumente auch wirklich barrierefrei sind und die rechtlichen Anforderungen erfüllen, prüfe ich sie in zwei Schritten und korrigiere sie, falls es noch Fehler geben sollte:

1. Automatische Prüfung der formalen Kriterien mit PAC

   Hier geht es z.B. darum, ob die einzelnen Text-Bestandteile richtig ausgezeichnet sind (als Überschriften, Listen etc.) oder ob für alle Bilder ein beschreibender Text hinterlegt ist.

2. Manuelle Prüfung der inhaltlichen Kriterien nach dem Matterhorn-Protokoll und WCAG bzw. BITV

   Dazu gehört u.a., dass die beschreibenden Texte, Links und Überschriften auch sinnvoll sind.

Punkten Sie mit nutzerfreundlichen und barrierefreien PDF-Formularen!

Ähnlich wie beim Erstellen von Formularen fürs Internet geht es bei PDF-Formularen darum, dass Ihre Benutzer

• nur die Informationen eingeben müssen, die Sie wirklich brauchen
• mit Hilfe von Gruppierungen und einer klaren Reihenfolge durch das Formular geführt werden
• durch eindeutige Beschriftungen und Beschreibungen/Hilfetexte unterstützt werden
• nach falschen Eingaben verständliche Fehlermeldungen erhalten

Je nachdem, wie Ihre Formulare vorliegen, bieten sich unterschiedliche Wege an, die ich individuell mit Ihnen abstimme. Auf jeden Fall erhalten Sie von mir ein barrierefreies PDF-Formular, das fast ebenso komfortabel ausgefüllt werden kann wie ein vergleichbares Web-Formular.